Mange studenterforeninger afholder arrangementer for deres medlemmer og i nogle tilfælde også andre studerende. Alle arrangementer kræver planlægning, og det er en god idé at udpege nogle i jeres forening, som er ansvarlige for planlægning af jeres arrangementer, og som også har ansvaret under selve arrangementet.

Ved alle typer arrangementer, herunder fester, er der flere ting I som forening skal være opmærksomme på, især når der benyttes lokaler på universitetet. Vi har her samlet en liste over de ting, der er gode at overveje og budgettere med forud for afviklingen af et arrangement.

Hvad skal I være opmærksomme på?

• Book et af AAU's lokaler: Hvis I ønsker at afholde jeres arrangement i et af AAU's lokaler, skal der altid bookes et lokale via AAU Bookings blanket for lokaleudlån mindst 4 uger i forvejen. Det er gratis for AAU's studerende at låne AAU's lokaler. Se længere nede i menuen, hvordan I booker et lokale.
• Oprydning og rengøring: Overvej, om I selv kan klare rengøringen, eller om I skal bestille rengøring gennem CAS. Der betales for rengøring, når det ikke udføres af foreningen.
• Behov for vagter: Dette er tilfældet ved fx store fester.
• Bardrift: Hvis I holder en fest, hvor I ønsker at sælge alkohol fra en bar, skal I være opmærksomme på, at det kun er godkendte fredagsbarer, der må sælge alkohol i AAU's lokaler. Hvis jeres forening ikke selv har en godkendt bar, kan I overveje at leje en af de andre barer til jeres fest. Læs om reglerne for bardrift længere nede i menuen.

Både studerende og registrerede studenterorganisationer har mulighed for at booke AAU's lokaler til et arrangement. Dette gør du ved at udfylde denne bookingblanket og sende blanketten i en mail til AAU Booking på aaubooking@adm.aau.dk.

Blanketten skal være sendt senest 4 uger før dit arrangement.

Vi har samlet en liste over de lokaler, der er gode til forskellige typer arrangementer herunder.

Oplæg, foredrag eller lign.

Aalborg midtby:

• Auditoriet på Create (Rendsburggade 14, 9000 Aalborg, lokale nr. 3.107)

Aalborg Øst:

• Auditoriet på Fibigerstræde 15 (lokale nr. 1.213)
• Auditoriet på Fredrik Bajers Vej 7A (lokale nr. 3.104)

Større møder, mindre arrangementer eller lign.

Aalborg midtby:

• Create (Rendsburggade 14, 9000 Aalborg) lokale nr. 5.125 eller lokale nr. 5.127
• Studenterhuset (Gammeltorv 10): lokale nr. 314

Større arrangementer eller fest

• Kantinerne på campus i Aalborg Øst.

Der er naturligvis mange andre gode lokaler på tværs af campus, der kan bruges.

Studenterorganisationer har typisk meget skiftende medlemmer, i takt med at medlemmerne starter og afslutter deres studier. Der er ofte også stor udskiftning i bestyrelserne og dermed i, hvem der varetager den generelle ledelse af foreningen.

Det derfor vigtigt at lave en god overlevering til dem, der tager over. Dette kan gøres ved, at et afgående medlem mødes med den, som overtager ansvaret, og fortæller, hvordan de forskellige opgaver, som tilfalder foreningen, tidligere er blevet håndteret.

Dog kan foreningerne også jævnligt ende i den situation, at det medlem som skulle give ansvaret videre, er stoppet på universitetet. I disse situationer kan det være godt løbende at skabe et overblik via dokumenter, der både indeholder nyttig information samt kontaktoplysninger på tidligere medlemmer og/eller vigtige samarbejdspartnere. Afholder den pågældende forening mange arrangementer, er det en idé at skabe et "eventkatalog", hvori det beskrives, hvordan foreningen plejer at afholde disse arrangementer.

Hvis du er medlem af en studenterorganisationer, der gerne vil have en fredagsbar skal dette registreres og godkendes.

Det er ikke tilladt for studerende og studenterorganisationer at drive bardrift i AAU's lokaler, medmindre dette sker i en godkendt bar, der følger gældende regler og retningslinjer.

På campus i Aalborg registreres og godkendes en fredagsbar af universitetet - læs mere længere nede. På campus i Esbjerg og København har man hvert sted én fredagsbar, som de studerende kan deltage i . 

Fredagsbarer i Aalborg

På campus i Aalborg kan en studenterforening anmode om at blive godkendt til bardrift, når foreningen registrerer sig via registreringsformularen. 

Hvis foreningen får godkendt deres fredagsbar, skriver foreningens formand efterfølgende under på, at foreningen vil overholde universitetets regler for bardrift. Der findes to regelsæt for bardrift på AAU - et til Campus City og et til Campus Øst. Fredagsbaren er først endelig godkendt, når Campus Service også har underskrevet dokumentet. 

Lej en fredagsbar

I kan overveje, om det er nødvendigt, at I registrerer jer som fredagsbar. Hvis jeres behov er begrænset ved, at I fx vil holde en sommerfest, julefrokost eller et lignende enkeltstående arrangement, kan I overveje at række ud til en af de etablerede barer og aftale at leje dem til at stå for barsalget ved jeres arrangement.

Læs mere om fredagsbarer på AAU her. 

Som studenterforening er der flere måder, hvorpå I kan få økonomien til at hænge sammen og få råd til fx at afholde et fagligt arrangement for jeres medlemmer eller indkøbe nyt sportudstyr. Nedenfor er listet nogle af de forskellige muligheder.

Hvordan får I økonomien til at hænge sammen?

• Medlemsbetaling: Der kan oprettes et kontingent for at være medlem af foreningen.
• Puljeansøgninger: Der er flere steder, hvor foreninger kan søge om midler fx i offentlige puljer eller ved Studentersamfundet, studienævn, institut eller fakultet. Laves der puljeansøgninger, skal foreningen typisk lave en beskrivelse af, hvad pengene skal bruges til samt udarbejde et budget.
• AAU Valg: I forbindelse med AAU Valg er det muligt for studenterforeninger at opstille studerende på deres liste. Bliver de valgt, får de nogle valgmidler, som foreningen kan råde over og bruge til det, de har lyst til.
• Studentersamfundet: Som studenterforening kan man blive en del af Studentersamfundets grupper. I disse tilfælde kan man typisk få økonomisk støtte af Studentersamfundet samt få hjælp til det praktiske igennem Studentersamfundets sekretariat. Dog er der naturligvis nogle retningslinjer og vedtægter, der skal følges.

Hvert år i slutningen af november afholdes AAU Valg. Her har du som studerende mulighed for at stille op til råd og nævn på universitetet. Er du medlem af en forening, der beskæftiger sig med studiemiljø og studenterpolitik, enten inden for eget studie eller på tværs af fakulteter, kan det være relevant for din forening, at du eller andre medlemmer stiller op. Du kan stille op til studienævn, institutråd, akademisk råd og universitetets bestyrelse. Det giver jer som studerende mulighed for at få indflydelse på studiet og studiemiljøet, men også deltage i de mere strategiske beslutninger på tværs af fakultetet og universitetet.

En studenterforening kan stille studerende op på sin liste. På den måde får foreningen økonomisk støtte fra universitetet, hvis foreningens liste eller et medlem fra foreningens liste bliver valgt. Hele processen med at stille op til AAU Valg starter i oktober, hvor du kan melde dit kandidatur. Herefter kan der stemmes på de opstillede kandidater i en uge i slutningen af november.

Læs mere om AAU Valg her.