Det er ikke et krav, at en forening skal have vedtægter, men de er gode til at skabe en intern ramme for hvilke spilleregler, der er i foreningen. Ligeledes kan det være nødvendigt med vedtægter i forbindelse med at søge økonomisk støtte fra offentlige ordninger.
Vedtægterne bruges typisk ikke i dagligdagen, men kan være rigtig gode at have, hvis der skulle opstå en konflikt i en forening, hvor der er mange ildsjæle med forskellige holdninger.
Der er ikke krav til, hvad vedtægterne skal indeholde, men der er nogle emner, som kan være smarte at komme omkring i vedtægterne. Dette kan være følgende overskrifter:
- Foreningsnavn
- Formål
- Medlemmer
- Generalforsamling
- Bestyrelse
- Økonomi
- Vedtægtsændringer
- Lukning af foreningen.
Der er ikke en rigtig måde at skrive vedtægter på. Typisk kan der findes rigtig meget inspiration i andre foreningers vedtægter, men der bør ikke kopieres direkte fra andres vedtægter. Nedenfor er der formuleret nogle forslag til standardvedtægter, som foreningen kan vælge at tage og ændre i.
Standardvedtægter
§ 1 Navn
Foreningens navn er XXX.
§ 2 Formål
Her skrives formålet for foreningen. Dette kan formuleres som et overordnet formål eller som flere mindre formål. Følgende er blot eksempler på formål fundet i eksisterende foreningers vedtægter:
§2, stk. 1
Foreningen er en frivillig studenterpolitisk forening for XX fakultet.
§2, stk. 2
Foreningens formål strækker sig hen over tre forskellige interesseområder:
Tværfaglig studenterpolitik
Socialt samvær på tværs af semestre og uddannelser
Promovere en sund study-life balance.
Eller
Foreningens formål er: Sikre og fremme den faglige og sociale udvikling på XX studie.
Eller
Foreningens formål er ved udøvelse af visse idrætsgrene at dygtiggøre sine medlemmer i disse idrætsgrene, samt udbrede interessen for og kendskabet til disse.
§ 3 medlemmer
Hvad, der skrives her, afhænger naturligvis af, om foreningen er oprettet udelukkende for AAU-studerende eller er rettet mod et specifikt studie, om medlemmer skal betale kontingent osv. Her er nogle forslag til formuleringer alt efter foreningens profil:
Alle studerende på XX studie eller fakultet anses som medlemmer.
Eller
Alle studerende på AAU har mulighed for at indmelde sig som medlem, såfremt engangskontingent på XX betales.
§ 4 generalforsamling
§4, stk. 1
Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.
§4, stk. 2
Deltagelse i foreningens generalforsamling forudsætter medlemskab eller tilhørsforhold til foreningen.
§4, stk. 3
Den ordinære generalforsamling afholdes årligt mellem XX eller XX (Her kan enten bruges datoer, måneder eller kvartaler).
§4, stk. 4
Alle medlemmer har til generalforsamlingen møde-, tale-, stemme- og opstillingsret.
§4, stk. 5
Ændringsforslag til dagsorden skal foreligge bestyrelsen 10 dage før afholdelse af generalforsamlingen.
§4, stk. 6
Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling skal foreligge 10 dage før tiltænkt afholdelse, og ændringsforslag skal være bestyrelsen i hænde senest 3 dage før.
§4, stk. 7
Dagsordenen for generalforsamlingen skal minimum indeholde:
- Godkendelse af procedurer
- Valg af dirigent og referent
- Valg af to stemmetællere
- Forpersonens årsberetning
- Gennemgang af regnskabet og fremlæggelse af budget
- Valg til bestyrelsesposter
- Valg til kritisk revisor
- Evt.
§4, stk. 8
På førstkommende møde efter generalforsamlingen vedtager bestyrelsen en forretningsorden.
§ 5 bestyrelse
§5, stk. 1
Bestyrelsen består af en forperson, en næstforperson, en kasserer og XX antal menige medlemmer.
§5, stk. 2
Bestyrelsen vælges på en generalforsamling, og man vælges for perioden fra ordinær generalforsamling eller ekstraordinær generalforsamling til næste ordinære generalforsamling. Det samme gør sig gældende for kritiske revisorer.
§5, stk. 3
Bestyrelsen er ansvarlig for den daglige ledelse af foreningen og for at varetage beslutninger truffet på generalforsamlingen.
Det kan her også være en idé at tilføje, hvis der er nogle specifikke menige poster, som foreningen gerne vil have, eller hvad foreningen skal gøre i tilfælde af, at et medlem af bestyrelsen udtræder.
§ 6 økonomi
§6, stk. 1
Foreningens regnskabsår følger kalenderåret.
§6, stk. 2
Budgettet fastsættes af kassereren i samarbejde med bestyrelsen og godkendes på generalforsamlingen.
§6, stk. 3
Regnskabet revideres af den/de kritisk(e) revisor(er).
Hvis der opkræves kontingent i foreningen, kan det ligeledes være relevant at behandle dette emne under økonomi. I større foreninger med store budgetter og regnskaber kan det være en ide at have en revisor med ind over budgettet.
§ 7 Vedtægtsændringer
§7, stk. 1
Disse vedtægter kan kun ændres af den ordinære generalforsamling eller på en ekstraordinær generalforsamling. På generalforsamlingen skal der være ⅔ flertal blandt de afgivne stemmer for en vedtægtsændring, og mindst halvdelen af de fremmødte stemmeberettigede skal have stemt for ændringen. Blanke stemmer tæller ikke som afgivne stemmer. Ændringer træder i kraft umiddelbart efter generalforsamlingens afslutning.
§7, stk. 2
Ændringsforslag til vedtægter skal være bestyrelsen i hænde minimum fem dage før generalforsamlingen afholdes. I tilfælde af ekstraordinær generalforsamling skal vedtægtsændringer være bestyrelsen i hænde tre dage før afholdelse.
Det overstående forslag kan naturligvis moduleres. Især tidsgrænserne og mængden af stemmer, der skal være for, at der kan vedtages noget, er elementer, som nemt kan ændres, så det passer godt til den specifikke forening.
§ 8 Lukning af forening
Foreningen kan kunne nedlægges med ⅔ af de tilstedeværende stemmeberettigedes stemmer ved to på hinanden følgende generalforsamlinger med mindst tre måneders mellemrum.
Dette punkt er ikke sikkert, at foreningen finder relevant her i starten, men det kan være rart senere i tilfælde af uenigheder. Her kan der ligeledes ændres på antallet af generalforsamlinger, der skal afholdes og tidsperioden mellem.
Her kan det også tilføjes, hvad der skal ske med overskydende midler i tilfælde af lukning, så det sikres, at der ikke kommer nogen tvivl eller konflikter i en sådan situation. Det kan eksempelvis formuleres sådan:
I tilfælde af lukning af foreningen skal eventuelle overskydende midler videregives til en pulje hos instituttet for XX, med henblik på at studerende på følgende uddannelser XX kan søge om dem til sociale arrangementer.
